[PK] 활동정의 (액티비티 만들기)

보통 프로젝트에서 공정표를 만들 때 아무런 기준없이 액티비티를 만든다. 시공 위주의 현장이라면, 시공담당자의 경험과 의지에 따라 만들어지는 경우가 많고, 공무가 만드는 경우라면 예산 기준에 따라 만들어 지는 경우가 많다. 공정관리자에게 책임을 지우는 현장이라면, 공정관리자가 유사 프로젝트 사례를 참고하여 대충 만드는 경우도 많다.

​PMBOK 제6판에서는 전문가의 판단, 분할, 연동기획, 회의를 통해서 만들라고 설명하고 있다.

​전문가의 판단은 지금까지 하는 방식이라고 생각하면 된다.

분할은 분류체계를 만들고, 분류체계에 따라 액티비티를 만드는 방식이다.

회의는 팀원, 해당 전문가들이 함께 회의를 통해서 결정하는 방식이다.

​프로젝트 상황에 따라 다르지만, 실제 건설프로젝트에서는 이 모든 방식을 복합적으로 사용하는 것이 가장 좋을 것 같다. 전문가의 판단으로 진행하기에는 아직 전문가라고 말하는 직원들의 프로젝트 관리와 공정관리의 수준이 높지 않다. 따라서 자신의 경험에 의해 주먹구구식으로 만들어질 가능성이 높다.

​이때 공정관리자가 역할을 해 줘야 한다. 제가 여러번 강조했지만, 프로젝트 관리와 공정관리는 다르다. 특히 공정관리에서 사용하는 WBS는 너무 복잡하게 만드는 것은 현재 한국 건설업에서 적절한 방법은 아니다. 공정관리자는 프로젝트의 WBS를 활용하여, 공정표 등의 공정관리에 활용할 WBS를 모든 참여자가 이해할 수 있는 수준으로 만들어야 한다. 그리고 전문가의 판단에 따라 만든 액티비티를 분류하고, 액티비티의 수준과 체계를 맞춰줘야 한다. 공정관리자가 그것을 하라는 것이 아니라, 기준을 만들고, 액티비티를 만든 전문가(담당자)에게 체계에 따라 액티비티를 적용하게 하고, 체계에 맞지 않는 것은 조정이 필요하다는 것을 알려주라는 것이다. 이렇게 분류체계에 맞춘 액티비티는 프로젝트 참여자들이 모여서 회의를 통해 최종 결론을 내리는 것이 좋다. 실제 업무를 진행할 시공팀과 예산을 담당할 공무팀, 기타 이해관계자들은 생각이 다 다르다. 모든 합의를 이끌어내기는 불가능할 수 있지만, 합리적인 수준에서 결론을 내릴 수는 있을 것이다.

​이렇게 만든 액티비티는 리스트를 작성해야 한다. 이 리스트는 확정하고 절대 변경해서는 안되는 항목이 아니다. 공정표를 만드는 진행방식에 따라 계속해서 더 상세하게 만드는 방식을 취할 수도 있고, 프로젝트 기간에 따라 상세도가 다르게 만들 수도 있도 있다. 중요한 것은 리스트를 만들고, 프로젝트 참여자들이 액티비티의 의미를 동일하게 알 수 있도록 해야 한다는 것이다. 글로 설명도 좋지만, 도면등을 첨부하는 것도 좋은 방법이다.

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액티비티 리스트에 포함되어야 할 내용이다.

1) 액티비티명

2) 액티비티 ID

3) WBS ID

4) 액티비티에 대한 설명

5) 선행작업 및 후행작업

6) 적용할 캘린더

7) 마일스톤 리스트

8) 액티비티 물량, 예산 (반드시 필요한 경우에만 포함할 것)

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경험에 따르면 꽤 많은 프로젝트에서 집중하는 부분은 '액티비티에 따른 자원과 예산'이다. 액티비티별 자원과 예산을 무엇에 사용하려는 의도인지는 모르지만, 상세하게 분류해야만 잘 관리한다고 생각하고 있는 것 같다. 이렇게 상세하게 분류해서 효과적으로 활용한 사례가 있는가? 경험이 있는가? 잘 활용하지 못한 것이 단지 공정관리자의 능력부족인가? 만약 공정관리자의 능력 부족이라면, 능력이 부족한 공정관리자에게 왜 똑같은 요구를 하고 있나?

​공정관리에서 중요한 것은 액티비티에 자원과 예산을 배분하는 것이 아니다. 첫 번째는 액티비티를 시공에서 이해하고 있는 내용과 공정관리자가 이해하고 있는 내용과 공무에서 이해하고 있는 내용이 동일하게 만들고 관리하는 것이다. 두 번째는 물리적인 시간 내에 관리가능한 수준으로 만들어야 한다는 것이다. 상세하게 만드는 것이 좋은 액티비티 생성 방법이 아니다. 물리적인 시간 내에 관리할 수 없다면, 그 액티비티는 결국 쓰레기가 될 뿐이다.

​공정표는 다양한 단계로 만들어진다. 프로젝트 관리를 위한 공정표는 시공의 모든 작업에 대한 안내를 해 주는 수준으로 만드는 것이 아니다. 시공의 상세 관리를 위한 공정표는 담당자별로 별도로 만들고 관리해야 한다. 혼동해서는 안된다. 이 설명은 공정표의 관리에서 별도로 진행하겠다.

​참여자들의 프로젝트 관리와 공정관리 수준이 높은 프로젝트라도 최대 3000개를 넘지 않는 것이 좋다. 프로젝트의 수준이 높지 않다면, 100여개로 만드는 것도 좋은 방법이다. 100여개로 어떻게 프로젝트를 관리하냐는 의문을 가질 수 있지만, 일단 100여개로 잘 관리하는 결과를 만들어 내야 한다. 실제 100여개의 액티비티도 관리를 어려워하는 프로젝트는 많다.