PMBOK 한국어판을 읽으면서 가장 이해가 가지 않는 것은 '감시와 통제'라는 단어다. 'Monitoring'이라는 단어가 왜 '감시'라고 번역이 되는지도 이해할 수 없고, 'Control'이라는 단어가 왜 '통제'라고 번역되는지도 이해할 수 없다. 내용을 이해하면 더욱 '감시와 통제'라는 단어를 왜 사용했는지 이해할 수 없다.
"일정통제는 프로젝트의 상태를 감시하면서 프로젝트 일정을 업데이트하고 일정 기준선에 대한 변경을 관리하는 프로세스다" - PMBOK 제6판 222페이지
여기서 '감시'와 '통제'라는 말이 나온다. 그런데 내용은 공정표(Schedule)에 실적을 반영하고, 반영한 결과에 대한 확인이 전부이다. 뭘 감시하고, 뭘 통제하겠다는 것인지 알 수가 없다. 내가 한국어를 못하는 것일 수도 있다.
공정표(Schedule)에 실적을 넣기 위해서는 '프로젝트의 상태를 감시'해서 실적 정보를 구하는 것이 아니다. 공정표(Schedule)의 실적에서 가장 중요한 것은 실제 시작일, 실제 종료일이다. 진행 중인 액티비티라면 종료 예정일을 아는 것이다. 액티비티가 언제 시작해서 언제 종료되었는지를 찾기 위해 '감시'를 한다? 이상하지 않나? 그냥 확인하면 되는 것 아닐까? 도데체 뭘 감시하고, 누굴 감시하는지 알 수가 없다는 것이다. 공정표의 실적을 찾기 위해서는 해당 업무를 진행하는 담당자가 실제 시작일, 실제 종료일, 종료 예정일을 기록하게 하는 것이 가장 좋다. 여기서 어려운 것은 '종료 예정일'이다. 담당자들은 목표일을 종료 예정일이라고 생각하는 경우가 많다. 종료 예정일이 7일 이내라면 큰 문제가 없다. 그러나 그 이상이라면 단순하게 목표일을 넣어서는 안된다. 종료 예정일을 찾을 수 있는 방법을 개발해야 한다. (이건 별도로 설명을 하겠다)
감시를 하지 않아도, 담당자들이 액티비티의 실제 시작일, 실제 종료일, 종료 예정일을 기록한다면, 공정관리자는 공정표(Schedule)에 실적을 넣으면 된다. Monitoring이라는 것은 감시가 아니라 담당자들이 기록한 실제 시작일, 실제 종료일, 종료 예정일의 신뢰도를 확인하는 과정이다. 1주일에 1번 업데이트를 진행하고, 실적을 확인(Monitoring)을 하는 과정을 거친다면 신뢰도를 높힐 수 있다.
이렇게 실적 정보를 넣는다면 업데이트 기준일(Data Date)를 기준으로 좌측은 실적, 우측은 잔여 일정이 되는 것이다. Primavera의 경우는 Scheduling이라는 것을 실행해야 한다.
이제 PMBOK에서 말하는 일정 통제(Control Schedule)를 해야 한다. 내용을 보면 '통제'가 아니라는 것을 알게 될 것이다. 공정표에 실적을 넣었으니, 결과를 확인하는 과정을 진행해야 한다. (' '안의 내용은 PMBOK 제6판 한글판의 문장)
1) '프로젝트 일정의 현황 판단'을 해야 한다. 마일스톤의 단축/지연, 준공의 단축/지연, CP의 변화를 확인하라는 것이다.
2) '일정 변경을 발생 시키는 요인들에 대한 영향력 행사'라고 어려운 용어로 되어 있지만 어려운 것이 아니다. '1) 프로젝트 일정의 현황 판단'에서 마일스톤이나 준공을 지연시키는 요인이 무엇이고, 해당 요인이 마일스톤이나 준공에 어느정도의 영향을 주고 있는지 판단하라는 것이다.
3) '필요한 일정 예비 재검토(Reconsidering necessary schedule reserves)'는 지연이 예상된다면 일정을 재 검토하라는 의미다.
4) '프로젝트 일정의 변경 여부 판별'은 재검토 과정에서 일정을 변경해야 할지, 그냥 지연으로 놔 둬야 할지 결정하라는 것이다.
5) '변경 발생 시 실질적인 변경 관리'는 변경해야 한다면 변경을 하라는 것이다.
PMBOK에서 '일정통제'라는 거창한 용어를 사용했지만, Control Schedule(일정통제)가 의미하는 것은 공정관리자 혹은 프로젝트 관리자가 일정에 대해서 통제(이렇게 해라, 저렇게 해라)라고 하는 것이 아니고, 공정표의 업데이트를 진행하라는 것이다.
공정표의 업데이트 절차를 한 번 설명하겠다.
1) 담당자는 액티비티의 실제 시작일, 실제 종료일, 종료 예정일을 기록한다.
2) 공정관리자는 담당자와 종료 예정일을 근거있게 판단하는 과정을 거치고, 이 기록 내용을 공정표에 넣는다.
3) Scheduling을 실행하고, 마일스톤과 준공의 단축/지연을 판단한다.
4) 지연이 예상된다면 지연원인을 찾는다. 발주자의 지연이라면 발주자에게 원인과 지연 기간을 통보한다. 계약자의 지연이라면 해당 담당자(혹은 팀)에게 지연 사실을 알리고 만회대책 작성을 요청한다.
5) 발주자의 지연이라면 계약자의 노력으로 만회할 방안은 마련해야 하지만, 발주자와 협의가 진행되는 동안은 지연으로 놔둔다. 계약자의 지연이라면 '만회대책'을 적용해서 준공을 맞출 수 있는 방안을 공정표에 반영해야 하는 것이다.
PMBOK의 설명은 '일정통제???'가 아니라 '공정표의 업데이트'를 설명하고 있는 것이다.
프로젝트 관리자와 공정관리자는 단어만 보고 내용을 유추하지 말고, 내용을 잃고 이해했으면 하는 바램이다.
'감시와 통제'는 누군가의 문제를 감시하고, 그들의 행동을 통제하라는 것이 아니고, 해당 업무를 절차에 맞게 진행하라는 의미다. 제발 착각하지 말자. '감시와 통제'를 할 수 있는 권한을 가지고 싶어하는 것은 이해하지만, 공정관리라는 업무가 잘 진행되게 하는 것이 먼저다.
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