공정관리를 할 때 주의해야 할 사항 중 하나가 '학생증후군'이다. 학생증후군은 여유가 있을 때 시험준비를 하는 것이 아니라, 시험이 다가와야 공부를 시작해서 결국 시험을 망치는 경우를 말한다. 프로젝트에서도 학생증후군은 생각보다 많이 발견된다. 업무를 진행할 수 있음에도 불구하고 늦추고 있다가 결국 목표일에 시작하지 못하는 상황이 종종 발생한다는 것이다. 프로젝트 관리와 공정관리를 하는 사람들은 프로젝트에서 함께 일하는 직원들의 '학생증후군'에 대해 고려하고 진행해야 한다.
공정관리에서 대표적으로 학생증후군을 막는 방법이 발주처 공정표와 내부 공정표이다. 발주처 공정표는 프로젝트를 합리적으로 진행했을 때 예상되는 일정을 공정표로 만드는 것을 말한다. 내부 공정표는 담당자들이 열심히 노력해서 달성할 수 있는 긍정적인 경우를 가정해서 만들게 된다. 학생증후군을 떠나서 내부 공정표는 달성이 쉽지 않다. 그런데 내부 공정표가 조금 늦어지더라도, 합리적인 판단에 의해 작성된 발주처 공정표가 늦어지는 것은 막을 수 있다.
여러개의 공정표를 관리한다는 것은 쉽지 않다. 그래서 발주처와 합의한 공정표 하나로 관리하는 것이 많은 프로젝트의 선택이다. 발주처와 합의한 공정표는 아래와 같은 특징이 있다.
* 발주처에게 잘 보이려고 하거나, 공정표는 무조건 최선을 다해 노력한 결과로 만들어야 한다는 생각에 작성된 공정표.
의외로 이렇게 작성된 공정표가 많다. 특히 프로젝트에서 첫번째로 작성되는 공정표는 이렇게 작성된다고 봐야 한다. 이 목표는 달성하기 어렵고, 목표는 늦어진다(목표가 늦어진다는 것이 준공이 늦어진다는 의미는 아니다). 발주처는 닥달하고, 만회대책 작성에 많은 시간을 허비한다.
* 최대한 늦춘 일정으로 만든 공정표.
위와 같이 발주처에게 시달리거나, 항상 목표보다 늦어진 경우에는 최대한 늦춘 일정으로 공정표를 만들게 된다. 목표를 늦춰놨기 때문에 목표가 늦어지지 않을 것이라는 확신이 있다. 그런데 여기서 '학생증후군'이 발생한다. 공정표의 목표가 뒤에 있기 때문에 담당자들은 여유가 있다고 생각한다. "내일하면 되지. 다음에 하면 되지."와 같은 생각으로 여유가 있음에도 불구하고 차일피일 착수하지 않는다. 결국은 목표가 지연된다. 모든 프로젝트에서 이런일이 발생하는 것은 아니지만, 상당히 많은 경우에 학생증후군을 보인다. 프로젝트 관리자와 공정관리자는 이런 현상이 있다는 걸 인식하고 평소에 관리해야 한다.
"지금 하시죠"
"지금 3월이야. 여름이 되려면 3개월이나 남았어"
"할 수 있는데 왜 안하세요?"
"지금 3월이라니까! 왜 서둘러"
서두르는 게 아니다. 할 수 있는 걸 하자는 거다.
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