세계적인 공정관리에서는 공정표를 만드는 명확한 규칙이 있다. 이 규칙 중 단계별 공정표 작성에 대해 설명을 하겠다. 발주자의 특성, 프로젝트의 특성에 따라 약간은 다르지만 대부분 공정표는 Level 1, 2, 3, 4로 구분한다. 이 공정표의 특징과 만드는 과정은 공정관리 절차서에 기록이 되어 있다.
1) 공정관리 절차서
공정관리자는 프로젝트에 참여하면 먼저 공정관리 절차서를 읽고 발주자의 의도를 파악한다. 발주자의 요구사항을 반영하고 계약자의 특성에 맞도록 공정관리 절차서를 작성한 후 제출/승인을 받는다. 그리고 승인받은 공정관리 절차서를 정확하게 이해하고 이행하는 것이다.
2) Level 1 공정표
프로젝트 전체를 1장으로 간단하게 요약한 공정표를 말한다. 한 장으로 간단하게 요약한 공정표이므로 선후행관계의 연결은 큰 의미가 없다. 중요한 목표가 명확하게 표현되는 것이 가장 좋다. 따라서 마일스톤과 바챠트로 만드는 경우가 가장 많다. Level 1 공정표를 만드는 핵심은 경영진과 소장, PM 등 프로젝트의 정책을 결정하는 상위관리자들의 의지를 반영할 수 있냐는 것이다. 세계적인 공정관리의 특징은 프로젝트의 상위 관리자들이 공정관리에 자연스럽게 참여한다는 것이다. 세계적인 공정관리에서도 프로젝트의 상위 관리자들이 직접 공정표를 만드는 경우는 적다. 그러나 공정관리자와 함께 자신의 의지를 공정표의 형태로 만들고 프로젝트 참여자들이 알 수 있도록 배포한다는 것이다.
3) Level 2 공정표
EPC Project의 경우를 예로 들면 설계, 구매, 시공을 각 1장의 요약 공정표로 만드는 것을 말한다. 설계, 구매, 시공을 각 1장으로 요약한 공정표이므로 선후행관계의 연결은 큰 의미가 없다. 중요한 목표가 명확하게 표현되는 것이 가장 좋다. 따라서 마일스톤과 바챠트로 만드는 경우가 가장 많다. Level 2 공정표를 만드는 핵심은 설계, 구매, 시공의 리더들의 의지를 반영할 수 있느냐는 것이다. 세계적인 공정관리의 특징은 각 리더들이 공정관리에 자연스럽게 참여한다는 것이다. 세계적인 공정관리에서도 각 리더들이 직접 공정표를 만드는 경우는 적다. 그러나 스스로 작성되어 있는 Level 1 공정표를 기준으로 자신의 목표를 설정하고, 공정관리자와 함께 자신의 의지를 공정표의 형태로 만들고, 함께 일하는 동료들에게 배포한다는 것이다.
4) Level 3 공정표
Level 3 공정표는 CPM이론이 적용되어야 하고, 프로젝트 전체의 일정에 대한 내용이 포함되어야 한다. 소프트웨어로 작성되고 관리되어야 한다. 따라서 Level 3 공정표는 꽤 복잡한 과정을 거쳐야 만들 수 있다. 공정관리자가 중심이 되어서 진행되지만, 프로젝트에 소속된 담당자들 대부분이 참여하여 만들어야 한다는 것이 핵심이다. 세계적인 공정관리에서 가장 강조를 하는 것이 담당자들의 참여다. 이 부분은 별도로 설명을 하겠다.
5) Level 4 공정표 : 담당자의 공정표
담당자들이 실제 사용하는 공정표이기도 하고, Level 3 공정표를 보완하는 공정표이기도 하다. 특정 상황에서 만드는 것이 일반적이다. CPM 이론을 적용하기도 하고, 마일스톤 형태로 만들어서 관리하기도 한다. 담당자가 실제 업무에 사용하는 공정표라면 Level 3 공정표의 일정 내에서 혹은 Total Float내에서 작성되었는지 확인하면 된다. 일정과 다르고, Total Float을 심각하게 소진하지 않는다면 담당자가 알아서 관리하게 하면 된다. 세계적인 공정관리에서는 담당자들은 당연히 스스로 공정표를 만들고, 공정관리자에게 자신의 일정을 알려준다. 공정관리자는 해당 공정표가 전체 일정에 영향을 주는지 판단해 준다. 이렇게 작성자와 운영자가 동일하고, 공정관리자는 전체 일정과 비교 검토하는 역할을 하는 것이 세계적인 공정관리의 방향이다.
6) Level 4 공정표 : Acceleration, Mitigation
Acceleration과 Mitigation을 위한 Level 4 공정표는 조금 상황이 다르다. 공정관리자는 승인받은 Level 3 공정표를 업데이트하고, 준공의 단축/지연을 판단한다. 만약 지연이라고 예측된다면 지연 원인을 찾는 것이 세계적인 공정관리자의 역할이다. 지연 원인이 발주자라면 해당 담당자에게 지연이 예상된다는 것을 알리고 Mitigation 계획의 수립을 요청한다. 클레임 부서에 지연이 예상된다는 것을 알려야 하는 것이다. 해당 담당자가 MItigation이 가능한 것으로 판단하고 Mitigation 계획을 작성해서 공정관리자에게 전해주면 공정관리자는 업데이트 공정표에 해당 내용을 반영하고 준공 지연을 재 예측하게 되는 것이다. 클레임 부서에서는 이 내용을 가지고 클레임을 진행할 것인지를 판단하는 것이다. 만약 지연이라고 예측되고 지연 원인이 계약자라면 해당 담당자에게 지연이 예상된다는 것을 알리고 Acceleration 계획의 수립을 요청한다. 해당 담당자가 Acceleration 계획을 수립하면 이 내용을 Level 3 업데이트 공정표에 반영하고 계약자의 원인이 해소되는지 확인해야 하는 것이다. 이것이 세계적인 공정관리에서 진행하는 Level 3 공정표의 업데이트, 준공 지연의 예상, 지연이 예상될 때의 진행방법이다.
7) 우리는
우리는 어떤가? 공정관리 절차서가 없고, 있다 하더라도 보지 않고, 본다고 하더라도 이행하지 않는다. 공정관리 절차서에 쓰여져 있는 내용이 무슨 의미인지 모르는 경우가 대부분이다. 공정관리 절차서의 내용을 이행하는 것이 아니라 관행적으로 해 오던 업무를 반복하는 것이 한국의 현실이다. 대부분은 '취합'하는 업무를 공정관리 업무라고 정의하거나, 기록이 공정관리라고 정의하고, 사진 촬영이 공정관리자의 역할이라고 주장하는 경우도 많다. 공정표의 작성이 공정관리자의 업무라고 주장하지만, 프로젝트의 대부분의 사람들은 공정표 작성에 참여하지 않는다.
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