지연된 액티비티를 관리해라!

지연된 액티비티를 관리해라!

"지연된 액티비티와 미착공 액티비티를 별도로 관리하고, 회의 때 회의 자료에 포함시키세요"

"어떻게 관리할까요?"

"지연된 액티비티와 미착공 액티비티 리스트를 만들고, 지연이유, 대책, 착수 및 완료일을 적으세요. 그래서 회의시간에 보면서 논의를 합시다"

"알겠습니다. 요청한다면 하겠습니다."

"그런데 지연된 액티비티와 미착공 액티비티만 관리하면 공정관리가 되는 건가요?"

"아닙니다. 지연된 액티비티와 미착공 액티비티만 관리하는 건 공정관리가 아니죠. 그래서 굳이 그것만 보고 회의를 진행하는 건 좋은 공정관리 방법이 아니죠"

"지연 액티비티와 미착공 액티비티를 관리하지 않아도 된다고요?"

"공정표는 정확하게 그 일정데로 진행된다는 걸 보증하는 문서가 아닙니다. 프로젝트의 상황에 따라 계획보다 빨리 해야 하는 것도 있고, 늦출 수 밖에 없는 것도 있습니다. 그래서 전체적으로 균형있게 진행을 해야 하는 것입니다. 균형있게 진행되는지 확인할 수 있는 방법이 실적/계획 공정률입니다"

"실적/계획 공정률로 확인할 수 있다고요?"

"예를 들어 실적/계획 공정률이 100%라고 해서 공정표와 모든 액티비티가 동일하게 진행되고 있는 것은 아닙니다. 단 액티비티 별 가중치를 기준으로 균형있게 진행되고 있다는 것을 의미합니다."

"그럼 실적/계획 공정률이 100%면 문제가 없는 건가요?"

"아닙니다. 그래서 별도로 Critical Path를 일정관리에서 진행하고 있는 것입니다. CP에 해당하는 액티비티는 최대한 계획보다 지연되지 않게 관리해야 하고, 만약 지연이 된다면 만회할 수 있는 방안이 마련되어야 한다는 것입니다"

"아. 그렇다면 모든 액티비티에 대해서 지연된다고 대책을 세우라고 하거나, 미착공 했다고 문제가 있다고 바라보는 시각은 좋은 공정관리 방법이 아니군요"

"맞습니다. CP와 Sub CP에 대해서는 지연이나 미착공은 중점적으로 관리를 해야 하지만, Total Float이 많은 액티비티에 대해서 상세하게 관리하고, 회의 시간에 논의를 한다는 건 핵심을 벗어난 공정관리 방법이라는 것입니다"

"그렇다면 Total Float이 많은 액티비티는 지연되어도 관리할 필요가 없다는 것인가요?"

"아닙니다. 당 프로젝트 월간 보고서에는 지연, 미착공 액티비티에 대해 사유, 대책 등이 기록되어 있습니다. 이것은 실무자의 영역입니다. 필요한 담당자가 확인하면 되는 것입니다. 프로젝트의 핵심이 모여서 하는 회의에서 논의할 대상은 아니라는 것입니다."

"여유가 있는 액티비티라면 지연이 발생하지 않도록 늦춰서 계획을 하면 되잖아요. 왜 빨리 한다고 해 놓아서 이런 문제를 발생시키나요?"

"모든 일정을 정확하게 예측하고 계획할 수 없다는 것은 잘 알고 계실거에요. CP는 해야 할 작업 중 10% 정도라고 가정을 하고 설명을 하겠습니다. 매달 10가지 작업을 진행하고, 총 해야 할 작업은 100가지 입니다. 이번 달에 10가지 작업을 해야 한다면 그 중 1가지는 CP고 나머지 9가지는 Total Float을 가지고 있는 액티비티입니다. 9가지 일은 이번달에 하지 말고 늦출까요? 아닙니다. 일정에 여유가 있다고 뒤로 늦춰서는 안되는 것입니다. 할 수 있다면 하는 것이 좋습니다. 모든 액티비티의 Total Float이 적다면 그 프로젝트는 효율적으로 관리된다고 판단하는 것이 아니라, 지연될 가능성을 많이 안고 있다고 판단할 수도 있는 것입니다."

"그건 이해가 되네요"

"학생증후군과 파킨슨법칙에 대해서 고려해야 합니다. 늦춰놓으면 그때까지 일을 안할 수도 있다는 것입니다. 할 수 있는 건 빨리하자고 직원들을 독려할 필요도 있다는 것입니다. 특히 여유가 있는 일들을 빨리 끝내 놓으면 CP를 관리하기가 훨씬 더 효과적이라는 것입니다"